6 Schritte zur effektiven Planung

Für langfristige Ziele benötigen Sie einen Mehrjahresplan, für kurzfristige Ziele - einen vierteljährlichen Plan und für aktuelle Ziele - monatlich, wöchentlich, täglich. Was ist bei der Planung wirklich wichtig? Hier sind die 6 wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Planung.

Zeitmanagementspezialisten empfehlen, dies bei der Planung aktueller Angelegenheiten im Hinblick auf eine Woche zu tun, da die Woche einen breiteren Kontext für unsere Aktivitäten bietet. Und was ist bei der Organisation von Aufgaben zu beachten?

Durch die Zeitleiste werden Sie feststellen, dass Sie nicht alles tun müssen! Dann werden Sie die Freude kennen, Ihre Freizeit zu genießen. Unser persönlicher und beruflicher Erfolg hängt weitgehend davon ab, wie wir unsere Zeit organisieren. Wir wählen die Art und Weise, wie wir es selbst ausgeben, wir tragen auch die Konsequenzen dieser Entscheidungen. Um uns im Laufe der Zeit gut zurechtzufinden, folgen wir der Maxime von Stephen R. Covey: "Anstatt sich darauf zu konzentrieren, das Richtige zu tun, müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf richten, das Richtige zu tun." Unsere Entscheidungen über die Nutzung der Zeit werden von zwei Kriterien beeinflusst - Dringlichkeit und Wichtigkeit. Wir legen oft Wert auf zu viele Aufgaben. Bei einer ordnungsgemäßen Priorisierung geht es jedoch darum, zu erkennen, was in unserer Wertehierarchie am besten ist, und nicht nur auf dringende Angelegenheiten zu reagieren. Wie kann man sie voneinander unterscheiden? Dringlichkeit ist ein Kriterium in Bezug auf Zeit und Wichtigkeit für unsere Ziele. Ein praktisches Werkzeug, das den Umfang der Aktivitäten zeigt und dabei hilft, herauszufinden, was wirklich wichtig ist, ist das Time Board. Die wichtigste Voraussetzung für effektives Handeln und Planen ist, sich auf Quadrant II zu konzentrieren und gleichzeitig viele Aktivitäten in I und III zu eliminieren und Quadrant IV zu ignorieren.

Wichtig

Zeitplan: Quadrant I.

Es deckt sowohl wichtige als auch dringende Angelegenheiten ab. Es ist "Krisenmanagement" - Aktivitäten von strategischer Bedeutung und dringenden Angelegenheiten. In diesem Quartal arbeiten und nutzen wir unser Wissen, um auf viele Situationen zu reagieren und Herausforderungen anzunehmen. Wir können diese Angelegenheiten nicht vernachlässigen.

Zeitplan: Quadrant II

Es behandelt wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten. Es ist ein "qualitativ hochwertiges" Quartal, in dem wir uns selbst verwalten: Wir machen langfristige Pläne, antizipieren Probleme und verhindern sie, entwickeln Fähigkeiten, regenerieren uns, verbringen Zeit mit geliebten Menschen. Je mehr Zeit wir in diesem Quartal verbringen, desto mehr steigt unsere Handlungsfähigkeit. Das Vernachlässigen der darin enthaltenen Aktivitäten erweitert den Quadranten I, der uns schließlich verbraucht, und verursacht Stress und Burnout.

Zeitplan: Quadrant III

Es gibt dringende Angelegenheiten, die aber nicht wichtig sind. Dies ist eine viertel Täuschung, weil das Summen um das Dringende eine Illusion von Bedeutung erzeugen kann. In diesem Quadranten führen wir Aktionen aus, die aktuell sind, aber für andere wichtig sind. Wir erfüllen die Erwartungen anderer Menschen und denken, dass wir uns in Quadrant I befinden.

Zeitplan: Quadrant IV

Dies sind keine dringenden und unwichtigen Angelegenheiten. Durch die Minimierung des Zeitaufwands in diesem Quartal gewinnen wir Zeit für wirklich wichtige Dinge.

1. Effektive Planung: Denken Sie über Ihre Vision und Mission nach

Denken Sie bei der Planung Ihrer Aktivitäten darüber nach, was in Ihrem Leben am wichtigsten ist. Denken Sie über Ihre Vision nach, was Sie tun möchten, welche Regeln Sie befolgen (Kompass!). So weit entfernt es auch scheinen mag, es ist äußerst wichtig, weil Ihre Überzeugungen die Ziele beeinflussen, die Sie sich selbst gesetzt haben, die Entscheidungen, die Sie treffen, und wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Die Reflexion über die eigene Mission ist eine wesentliche Voraussetzung für das Handeln nach dem, was wichtig ist, da sie einen starken Einfluss auf die Umsetzung der übrigen Aktivitäten hat, die dem zweiten Quartal zugeordnet sind. Wenn Ihr Lebens-Credo die persönliche Entwicklung ist, mit Ihrer Familie zusammen zu sein, den Wert des Lebens oder der sozialen Aktivität zu entdecken, dann werden Sie, wenn Sie von Zeit zu Zeit darauf zurückkommen, die wichtigsten Dinge in Sie einprägen. Die Mission schafft einen Rahmen, in dem Sie in den nächsten Planungsphasen Entscheidungen treffen können.

2. Effektive Planung: Definieren Sie Ihre Rollen

Rollen sind Symbole für Pflichten, Beziehungen zu Menschen, Aktivitäten zum Wohle der Gesellschaft. Ihre klare Definition schafft eine natürliche Struktur, die es uns ermöglicht, das Gleichgewicht zu halten. Die Rollen, die Sie spielen, basieren auf Ihrer Mission. Listen Sie Ihre Rollen auf einem Blatt Papier auf (z. B. Frau, Mutter, Student, Manager, Direktor, Mitglied eines Sportvereins). Untersuchungen haben gezeigt, dass das Erscheinen in mehr als sieben Fällen unwirksam ist. Versuchen Sie daher beispielsweise, bestimmte Funktionen zu kombinieren.Das Erkennen von Lebensrollen hilft Ihnen, das Leben als Ganzes zu sehen - Sie können sehen, dass es nicht nur Arbeit oder Familie ist, sondern alle zusammen. Wenn Sie Ihre Rollen beschreiben, werden Sie "wichtige, aber nicht dringende" Angelegenheiten (Quadrant II) bemerken, die normalerweise ignoriert werden. Fügen Sie zusätzlich zu den Rollen dem Wochenplan "Schärfsäge" hinzu. Es ist die Energie, die wir einsetzen sollten, um unsere Fähigkeiten in vier grundlegenden Dimensionen des Lebens zu perfektionieren - physisch, sozial, intellektuell und spirituell. Beim "Sägen" (Erhalten von Ergebnissen) vergessen, vergessen wir, "die Säge zu schärfen" (die Fähigkeit zu erhalten oder zu entwickeln, in Zukunft Ergebnisse zu erzielen). Wenn wir zum Beispiel keinen Sport treiben (physische Sphäre), kein Wissen entwickeln (soziale Sphäre), nicht den neuesten Entwicklungen in unserer Branche folgen (intellektuelle Sphäre) oder nicht wissen, was für uns im Leben wichtig ist (spirituelle Sphäre), können wir "stumpf werden" Durch Ungleichgewicht.

3. Effektive Planung: Wählen Sie Ziele für jede Rolle

Überlegen Sie, was das Wichtigste ist, was Sie diese Woche in jeder Rolle tun können, um positive Ergebnisse zu erzielen. Was ist wichtig, z. B. als Ehefrau, Ehemann, Elternteil, Angestellter? Verwenden Sie bei der Suche nach Aktivitäten einen Kompass, keine Uhr, und konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig und nicht dringend ist. Dies kann zum Beispiel ein Date mit einem Ehemann sein, mehr Zeit für ein Kind, das Sammeln von Informationen über einen Schnelllesekurs, Meditation. Setzen Sie sich für jede Rolle ein oder zwei Ziele.

4. Effektive Planung: Lernen Sie, Entscheidungen zu treffen

Um die Ziele des zweiten Quartals in einen Aktionsplan umzusetzen, müssen Sie lernen, die ganze Woche über die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wir versuchen oft, Zeit für "wichtige" Aktivitäten in den Quartalen I und III zu finden, die bereits voller Aktivitäten sind. Wir werfen uns von einem Fall zum anderen, vertrauen es jemand anderem an, verschieben es und hoffen, Zeit für die wichtigsten Dinge zu finden. Aber - wie Stephen R. Covey schreibt - " geht es nicht darum, Pläne zu priorisieren, sondern Prioritäten zu planen." Stellen Sie sich ein breites Glas vor, in das Sie große Steine ​​legen. Obwohl das Glas mit Steinen gefüllt ist, ist es nicht voll, Sie können Kies in die Lücken streuen. Aber die Wahrheit ist, dass das Glas immer noch nicht voll ist - Sie können Sand und dann etwas mehr Wasser hinzufügen. Unsere Ziele im zweiten Quartal sind "große Steine". Wenn wir uns zuerst mit anderen Dingen befassen - Wasser, Sand und Kies - und dann große Steine ​​in den Plan einbauen wollen, sind unsere Versuche erfolglos. Aber wenn wir wissen, welche Dinge große Steine ​​sind und sie vor allen anderen besiedeln, werden wir sehen, wie viel wir erreichen können und wie viel Wasser, Sand und Kies sich in den leeren Räumen befinden. Wir werden das erreichen, was wir für wichtig halten, und gleichzeitig werden wir andere Aktivitäten entsprechend "anpassen".

5. Effektive Planung: Organisieren Sie jeden Tag

Ihre täglichen Aufgaben sind es, trotz der unerwarteten Umstände und Herausforderungen des Tages zuerst die wichtigsten Dinge zu tun. Manchmal schaffen Sie es, einen Plan umzusetzen, manchmal müssen Sie ihn ändern, aber wenn Sie Entscheidungen treffen, verlassen Sie sich auf die Angaben Ihres internen Kompasses. Um die wichtigsten Dinge am Morgen an die erste Stelle zu setzen:

Stellen Sie sich den Kurs des Tages vor - überprüfen Sie den Wochenplan, suchen Sie Ihre Position und sehen Sie diesen Tag im Kontext der 7 Tage. Auf diese Weise können Sie angemessen auf unerwartete Situationen reagieren.

PRIORITÄTEN EINSTELLEN - Markieren Sie Ihre Aktionen mit den Symbolen der Quartale I und II - dank dieser können Sie sicher sein, dass die Angelegenheiten des vierten Quartals nicht in Ihren Zeitplan passen. Wenn eine weitere Priorisierung erforderlich ist, markieren Sie die Aktivitäten der Viertel I und II detaillierter (z. B. mit einem Kreis).

AUFGABENZEIT UND ZEIT DEFINIEREN - Trennen Sie diejenigen, die streng zeitgesteuert sind, von denen, die zu jeder Tageszeit ausgeführt werden können. Schreiben Sie auch Fristen für bestimmte Aktivitäten auf.

6. Effektive Planung: Bewerten Sie Ihre Effektivität

Überlegen Sie sich am Ende der Woche, welche Ziele Sie erreicht haben, welchen Herausforderungen Sie gegenüberstanden, welche Entscheidungen zu treffen sind und ob die wichtigsten Dinge bei der Auswahl an erster Stelle standen. Durch die wöchentliche Zusammenfassung können Sie vermeiden, dass dieselben Fehler wiederholt werden. In den folgenden Wochen können Sie effektiver arbeiten.